Kommunikationssatsningar i ett företag eller organisationer är viktiga för att anställda och kunder ska få korrekt information. Men hur väl kommunikationen fungerar påverkar även lönsamheten i företaget. Det beror helt enkelt på att kommunikatörer, i alla sina olika roller, marknadsför företaget. De ser till att den interna – och externa kommunikationen inom företaget fungerar effektivt och når rätt målgrupper. Stolta anställda och extern kommunikation med rätt PR-vinkel ger en stark PR-effekt som påverkar lönsamheten positivt!
För att lyckas som kommunikatör, särskilt när företagets produkter eller tjänster inte väcker särskilt stort intresse, behöver man använda sig av strategiskt tänkande, ha relevant utbildning och besitta erfarenhet. Kommunikatörer utför många roller som inte alltid får erkännande. Nedan presenterar vi de olika ansvarsområdena och även bakgrunden till det ökade behovet av kommunikatörer.
Stärker varumärket
Kommunikatören med PR-kompetens har ansvaret att stärka organisationens varumärke. För att uppnå detta behöver man kommunicera via exempelvis sociala medier. Nyheter av intresse förmedlar kommunikatören genom att skriva pressmeddelanden. Dessutom skapar kommunikatören nyhetsrummet och kontaktar journalister. En viktig del av rollen innebär att kontinuerligt följa och ha koll på målgruppen, för det måste kommunikatören genomföra marknadsanalyser och omvärldsbevakning. Kommunikatören med PR-ansvar tar ofta fram mediarapporter för att visa utfallet av kommunikationsinsatser för företagsledningen.
Ansvarar för internkommunikationen
Internkommunikation är ofta en grundpelare för en organisation. Den innefattar information mellan anställda och mellan ledning och övriga anställda. Om den interna kommunikationen inte fungerar påverkar det även lönsamheten. En av kommunikatörens uppgifter är att upprätta instruktioner om hur intern kommunikation ska ske. Genom vilka kanaler, vad man ska och inte ska kommunicera, hur ofta och så vidare. Det är också kommunikatörerna som får kritik om informationen fastnar och kanske enbart sker i silos. För att ha struktur på arbetet tar kommunikatören fram kommunikationspolicies, riktlinjer och planer.
Intern kommunikation är viktigt för företagets resultat, även ur aspekten att företagets anställda är en viktig bas i PR-arbetet. Nöjda medarbetare som är stolta över produkterna eller tjänsterna i bolaget är viktiga reklampelare till omvärlden. En central del av internkommunikationen sker idag via intranät, nyhetsbrev och ibland tidningar. Kommunikatören som jobbar internt håller dessutom ofta i podcasts och planerar och genomför event.
Skapar effektiv extern kommunikation
Extern kommunikation innefattar all kommunikation till företagets målgrupper. Det gäller att veta vad målgrupperna är intresserade av och förmedla det med väl vald text, bild eller film. Inte minst är det viktigt att hela tiden följa vilka sociala medier och plattformar som målgruppen befinner sig i. Detta är ett rörligt mål då människor ständigt ändrar sitt beteende. Extern kommunikation innefattar att:
- Ta fram reklamkampanjer och contentplaner
- Skriva pressmeddelanden
- Producera och lägga ut kvalitativt innehåll på företagets sociala medier och hemsida.
- Engagera målgrupperna och svara på frågor där de kommer
- Skriva artiklar av olika slag
Sist men inte minst är det viktigt att analysera hur väl extern kommunikation, särskilt pressmeddelanden, har mottagits. Vilka tidningar, TV- och övrig media har uppmärksammat nyheten?
Ansvarar för kriskommunikation
Kriser inträffar förr eller senare, stora eller små. Hur ska man agera då?
Kommunikatören med kompetens inom kriskommunikation har en viktig uppgift att dra upp riktlinjer för hur exempelvis en kommun ska agera om en oväntad olycka inträffar i någon av kommunens verksamheter. Vem ska informeras först? Och därefter? Vad ska kommuniceras till media? Till de berörda?
Det är viktigt att det finns kunskap om krisinformation och att utbildning i ämnet genomförs kontinuerligt för att skydda de som drabbas från att hamna i onödigt svåra situationer vid kriser. Utdragna kriser riskerar i företag att inverka negativt på varumärket och därför minska lönsamheten och kan i värsta fall innebära slutet för bolaget.
Nyckelroll i digitaliseringsprocessen
Det är viktigt att förstå att många kommunikatörer även har arbetsuppgifter av stöttande och drivande karaktär. Det kan handla om att utbilda och stötta chefer i olika kommunikationssammanhang. Många kommunikatörer jobbar också inom olika projekt, detta gäller inte minst i digitaliseringsprocessen. Här har kommunikatörer en central roll då de måste förstå hur nya IT-system påverkar kommunikationen internt/externt. Det är viktigt att förstå vad som fungerar bra respektive dåligt och det blir ofta kommunikatörens roll.
Företag strävar ofta efter att digitalisera sin verksamhet för att spara kostnader. I vissa fall kan det dock vara lätt att glömma att inkludera behovet av support och information till anställda och kunder för att det ska fungera smidigt. Sammantaget kan digitalisering ändå vara ekonomiskt fördelaktigt, men här är en av många orsaker till det ökade behovet av kommunikatörer.
Storleken på arbetsplatsen avgör arbetsbeskrivningen
Storleken på företaget eller organisationen avgör också den enskilde kommunikatörens uppgifter. I större företag och på vissa myndigheter finns ofta ett flertal yrkesroller inom kommunikation representerade såsom: webbdesigner, informatör, PR-konsult, grafiker, copywriter, fotograf, filmare med flera.
För att upprätthålla en aktiv närvaro på sociala medier krävs det ofta flera kommunikatörer som producerar innehåll. På större företag har kommunikatören möjlighet att specialisera sig och använda sin spetskompetens.
På mindre arbetsplatser är det vanligt att kommunikatören är ensam i sin yrkesroll och inte ingår i någon specifik avdelning. Den ensamma kommunikatören behöver ofta behärska alla nämnda kompetenser, men kraven på specialiserad kompetens är inte alltid lika hög. Att vara ensam i sin yrkesroll kan vara utmanande.
Måste allt göras?
Man kan tänka; måste allt göras? Det kan man ju såklart diskutera. Men att lägga omsorg om vilka bilder och texter som kommuniceras ut till allmänheten i en digitaliserad, snabbt föränderlig värld är numera väldigt viktig. Likaså att ha stenkoll på om företaget når sin målgrupp med kommunikationen eller ej. Dessutom, om en kommun eller ett företag har tråkig och knapphändig information på sina sociala medier så bidrar det starkt negativt till varumärket. För det är ju så att en kommun också har ett varumärke att förvalta. Inte minst för att attrahera nyetablering av företag samt att vara en tilltalande kommun att bo i.
För att få en rättvis debatt kring kommunikatörer så måste människor ha korrekt insikt och kunskap om vad kommunikatörer arbetar med. De spelar en avgörande roll som länk mellan företagsledningen och de anställda samt i kontakten med kunder/medborgare. Men som nämns i denna artikel så har kommunikatörer många andra roller som kanske inte alltid framträder så tydligt. Kommunikatören är kitet i många prioriterade projekt och utan dessa skulle många projekt ta mycket längre tid.
Fyra olika roller inom kommunikation
Mer att läsa i ämnet: Sveriges kommunikatörer har i en ny blogg beskrivit kommunikatörens olika roller: Om yrket – Sveriges Kommunikatörer (sveriges kommunikatörer.se).
Centralt att nå nuvarande och nya målgrupper
Arbetet med målgrupper är central inom alla kommunikationsroller. En målgrupp består av personer som antingen redan är kunder hos företaget eller som företaget strävar efter att få som kunder. Det är av stor vikt att genomföra olika marknadsundersökningar eller att ta hjälp av extern expertis till exempel PR-konsulter, för att förstå detta. Denna process utförs regelbundet och leder ofta till att kommunikatörerna utformar en ny PR-plan som kan bidra till företagets tillväxt.
Kontakta gärna oss om du behöver stöd i PR- och kommunikationsfrågor!
Senaste kommentarer